Adatbiztonság
Publikus és bizalmas adatok elkülönítése az ingatlanirodában
Egy ingatlan adatlapján sokkal több információ lehet annál, mint amit valaha is érdemes nyilvánosan megjeleníteni. A hatékony rendszer ezért külön kezeli a publikus, a partnerrel megosztható és a kizárólag belső használatú adatokat.
Kiindulópont
Nem minden adat ugyanarra a közönségre tartozik
Az iroda napi munkájához részletes információkra van szükség, de ezek egy része csak a munkatársak számára releváns.
Más adat kerülhet a saját weboldalra, más osztható meg együttműködő partnerirodával, és megint más marad kizárólag belső használatban.
1. Publikus adatok
Mit láthat az érdeklődő a weboldalon?
A publikus adatok célja, hogy az érdeklődő el tudja dönteni, érdemes-e közelebbről foglalkoznia az ingatlannal.
Ezért itt főként az értékesítéshez szükséges, ügyfélbarát információk jelennek meg.
Tipikus publikus adatok lehetnek:
- ingatlantípus,
- település vagy városrész,
- hirdetett utca, ha megjeleníthető,
- ár vagy bérleti díj,
- alapterület,
- fontos műszaki és állapotadatok,
- hirdetési leírás,
- publikus fényképek,
- kapcsolatfelvételi információ.
2. Belső adatok
Mi az, ami csak az iroda munkájához szükséges?
Egy ingatlan közvetítése során sok olyan információ keletkezik, amely nélkülözhetetlen az irodai munkához, de nyilvánosan nem jelenhet meg.
Tipikus belső adatok:
- a megbízó neve és elérhetősége,
- pontos belső címadatok, ha azok nem publikálhatók,
- minimum elfogadható ár,
- jutalékadatok,
- megbízás kezdete és vége,
- belső megjegyzések,
- szerződéses információk,
- referensi feljegyzések.
3. A pontos cím kérdése
Nem minden esetben célszerű teljes címet publikálni
Egyes ingatlanoknál fontos lehet, hogy az érdeklődő megismerje a pontos elhelyezkedést, más esetekben viszont ez üzleti vagy adatvédelmi szempontból nem kívánatos.
Ezért jó megoldás lehet, ha a rendszer külön kezeli a teljes címet és a hirdetésben megjeleníthető helyinformációt.
4. Belső ár és publikus ár
Az értékesítési ár és a tárgyalási határ nem ugyanaz
Az ingatlannak lehet nyilvánosan meghirdetett ára, miközben az irodának belső információja is van arról, milyen minimum összegig tárgyalható.
A két adat szerepe teljesen eltérő, ezért nem célszerű ugyanazon publikus mezőként kezelni őket.
5. Jutalékadatok
A közvetítői díj nem publikus hirdetési adat
A jutalék és annak feltételei az iroda üzleti működéséhez tartoznak.
Ezekre szükség lehet belső elszámolásnál, illetve partnerirodai együttműködésnél, de nem a nyilvános ingatlanhirdetés részei.
6. Hirdetési szöveg és belső megjegyzés
Két külön cél, két külön mező
A hirdetési szöveg az érdeklődőnek szól. Ennek érthetőnek, informatívnak és vállalhatóan publikusnak kell lennie.
A belső megjegyzés ezzel szemben a munkatársak számára készülhet, és olyan információt is tartalmazhat, amelyet sem ügyfélnek, sem partnernek nem szabad megmutatni.
7. Fényképek
A képeknél is szükség lehet publikálási döntésre
Nem feltétlenül minden feltöltött fénykép való nyilvános megjelenítésre.
Lehetnek olyan dokumentációs képek, műszaki részletek vagy belső használatra készült fotók, amelyeket csak a munkatársaknak kell látniuk.
Ezért előnyös, ha a fényképeknél külön szabályozható, melyek publikálhatók.
8. Partnerirodai megosztás
A partnerrel több adat osztható meg, mint a nagyközönséggel
Egy együttműködő ingatlaniroda számára olyan szakmai információk is relevánsak lehetnek, amelyeket publikus weboldalon nem szükséges megjeleníteni.
Ugyanakkor a partneriroda sem kaphat meg automatikusan minden belső adatot.
Érdemes ezért külön kezelni a partneri együttműködéshez szükséges és a kizárólag saját irodán belül maradó információkat.
9. Többszintű láthatóság
Gyakran három adatkörre van szükség
A weboldalon vagy hirdetésben megjeleníthető információk.
Együttműködő irodák számára átadható szakmai adatok.
Kizárólag a saját iroda munkatársai számára elérhető információk.
Bizonyos belső adatok csak meghatározott felhasználóknak láthatók.
10. Jogosultságok
A belső rendszerben sem biztos, hogy mindenki mindent láthat
A publikus és belső adatok elkülönítése csak az első szint.
Egy nagyobb irodában a belső felhasználók között is lehetnek különbségek. Egy adminisztrátor, egy referens és egy cégvezető eltérő hozzáférési igényekkel rendelkezhet.
Ezért fontos, hogy a rendszer felhasználói jogosultságokkal is szabályozza az adatok megtekintését és módosítását.
11. Publikálási kapcsoló
A közvetítő dönthesse el, mi kerül ki a weboldalra
Attól, hogy egy ingatlan aktív a belső rendszerben, még nem biztos, hogy azonnal megjelenhet a saját weboldalon.
Érdemes ezért külön publikálási állapotot vagy kapcsolót használni, amellyel egyértelműen szabályozható a nyilvános megjelenés.
12. Automatizált publikálás
Az automatizmus csak a szabályok után következzen
Nagyon kényelmes lehet, ha az ingatlanadatok automatikusan megjelennek a saját weboldalon.
Ez azonban csak akkor biztonságos, ha előtte pontosan meghatároztuk, mely mezők és fényképek számítanak publikálhatónak.
13. Adatváltozás
A publikált adatnak követnie kell az aktuális állapotot
Ha egy publikus ár, leírás vagy egyéb megjelenített adat megváltozik, a weboldalon is az aktuális információnak kell megjelennie.
Ezért különösen előnyös, ha a publikus felület közvetlenül a központi nyilvántartásból dolgozik.
14. Naplózás
Érdemes tudni, ki változtatott egy érzékeny adaton
Ha több munkatárs dolgozik ugyanabban a rendszerben, a változások visszakövethetősége különösen hasznos.
Egy naplózott rendszer segíthet megállapítani, mikor és ki módosított egy fontos adatot.
15. Az adatminimalizálás gyakorlati előnye
A publikus oldalnak nincs szüksége mindenre
Minél kevesebb fölösleges adat kerül a publikus felületre, annál egyszerűbb a megjelenítés, és annál kisebb a kockázata annak, hogy belső információ kerül nyilvánosságra.
A publikus nézet célja nem a teljes belső adatlap másolata, hanem a döntéshez és kapcsolatfelvételhez szükséges információk bemutatása.
Ellenőrzőlista
Mit érdemes ellenőrizni egy ingatlanprogram adatkezelésénél?
Külön kezelhetők-e a publikus és belső adatok?
Elkülöníthető-e a teljes cím és a hirdetett hely?
A minimum ár rejtve marad-e a publikus felületen?
A jutalékadatok kizárólag megfelelő jogosultsággal láthatók-e?
Külön mező szolgál-e a hirdetési és a belső megjegyzésekhez?
A fényképeknél szabályozható-e a publikálhatóság?
Külön szabályozható-e a partnerirodai megosztás?
Visszakövethetők-e a fontosabb módosítások?
Összefoglalás
Az adatbiztonság egyik alapja a megfelelő szétválasztás
Egy ingatlan teljes belső adatlapja nem azonos azzal, amit az érdeklődőnek vagy egy partnerirodának meg kell mutatni.
Ha a rendszer már az adatmodellben külön kezeli a publikus, partneri és bizalmas információkat, egyszerűbbé és biztonságosabbá válik a weboldalas publikálás, a hálózati együttműködés és a belső munkavégzés is.