Ingatlaniroda működése
Hogyan működik egy ingatlaniroda digitálisan?
Egy ingatlaniroda munkája nem ér véget azzal, hogy az ingatlan adatai bekerülnek egy nyilvántartásba. A megbízásokhoz ügyfelek, keresések, érdeklődések, bemutatások és visszajelzések kapcsolódnak.
Egy jól felépített rendszer ezeket a lépéseket egymással összefüggő munkafolyamatként kezeli.
1. lépés
Megbízás felvétele
A folyamat rendszerint azzal kezdődik, hogy az iroda megbízást kap egy ingatlan értékesítésére vagy bérbeadására.
Ingatlanadatok
Rögzíteni kell az ingatlan típusát, címét, méretét, árát, műszaki jellemzőit és minden olyan információt, amely az értékesítéshez szükséges.
Megbízói adatok
Az ingatlanhoz hozzá kell kapcsolni a tulajdonost vagy megbízót, valamint a kapcsolattartáshoz szükséges adatokat.
Munkaszervezés
Ki foglalkozik az ingatlannal?
Több munkatárs esetén fontos, hogy egyértelmű legyen, melyik megbízás kihez tartozik, és ki végezte az adott műveletet.
Referens
Az ingatlanhoz hozzárendelhető az a munkatárs, aki a megbízást kezeli.
Jogosultság
Meghatározható, hogy ki milyen adatokhoz és műveletekhez férhet hozzá.
Módosítások
Visszakövethető lehet, hogy mikor és ki változtatott meg egy adatot.
Közös adatbázis
A munkatársak ugyanabból az aktuális adatállományból dolgozhatnak.
Keresleti oldal
A vevő vagy bérlő igénye is önálló adat
Az iroda nemcsak ingatlanokat kezel, hanem olyan ügyfeleket is, akik megfelelő ingatlant keresnek.
Egy keresési megbízásban rögzíthető például az ingatlan típusa, területe, elhelyezkedése, ára és más fontos feltételek.
Kapcsolatfelvétel
Érdeklődők kezelése
Egy ingatlan iránt többféle csatornán érkezhet érdeklődés: telefonon, e-mailben, személyesen vagy akár egy webes keresőfelületről.
Ki érdeklődött?
Az érdeklődő személye és elérhetősége rögzíthető.
Melyik ingatlan iránt?
Az érdeklődés közvetlenül az adott ingatlanhoz kapcsolható.
Mikor?
Az esemény időpontja később is visszakereshető.
Mi lett az eredménye?
Az érdeklődésből lehet bemutatás, újabb kapcsolatfelvétel vagy más további lépés.
Bemutatások
A bemutatás is dokumentálható folyamat
Egy bemutatás során több ingatlan is szóba kerülhet, és ugyanaz az ingatlan több ügyfélnek is bemutatható.
Ügyfél
Kinek mutatjuk az ingatlanokat?
Ingatlanok
Mely ingatlanok kerülnek a bemutatóba?
Időpont
Mikor történt vagy mikor lesz a bemutatás?
Visszajelzés
Hogyan reagált az ügyfél az egyes ingatlanokra?
Adatvédelem és jogosultság
Nem minden információ tartozik mindenkire
Egy ingatlaniroda adatbázisában lehetnek személyes, üzleti és bizalmas adatok is.
Ezért fontos, hogy a rendszer képes legyen elkülöníteni a nyilvánosan megjeleníthető információkat a csak belső használatra szánt adatoktól.
Együttműködés
Mi történik, ha több iroda dolgozik együtt?
Együttműködő ingatlanirodák esetében szükség lehet arra, hogy bizonyos ingatlanadatokat a partnerirodák is láthassanak, miközben más információk továbbra is csak a saját iroda számára maradnak elérhetők.
Saját ingatlanok
Az iroda saját megbízásai és belső adatai.
Megosztott ingatlanok
Más irodák által együttműködésre megosztott kínálat.
Szabályozott láthatóság
Nem feltétlenül minden adat kerül átadásra a partneriroda számára.
Vezetői áttekintés
A rögzített adatokból visszajelzés is készülhet
Ha az érdeklődések, bemutatások és más közvetítői események strukturáltan kerülnek rögzítésre, ezekből később áttekinthető kimutatások készíthetők.
Ez nemcsak vezetői információ lehet: az ingatlan tulajdonosa számára is értékes visszajelzés, hogy milyen munka történt a megbízással kapcsolatban.
Összefoglalva
Az ingatlaniroda működése egyetlen folyamatként
Megbízás
Ingatlan és megbízó rögzítése.
Feldolgozás
Adatok, fényképek és belső információk kezelése.
Publikálás
A nyilvánosan megjeleníthető adatok közzététele.
Érdeklődés
A kapcsolatfelvételek és érdeklődők követése.
Bemutatás
Az ügyfél és az ingatlanok összekapcsolása.
Visszajelzés
Az eseményekből értékelhető munkatörténet készül.
Kapcsolódó témák
Az irodai rendszer csak az egyik része a munkának
Az ingatlanközvetítő sok időt tölt az irodán kívül, ezért a következő fontos kérdés az, hogyan használható az ingatlanprogram mobiltelefonról.