Irodai működés
Excel vagy ingatlanprogram?
Egy kisebb ingatlaniroda működése akár egy egyszerű táblázattal is elindulhat. A probléma általában nem az első tíz vagy húsz ingatlannál jelentkezik, hanem akkor, amikor egyre több adatot, ügyfelet, keresést és eseményt kell együtt kezelni.
Kiindulópont
Az Excel nem rossz eszköz — csak nem minden feladatra való
Az Excel gyors, rugalmas és szinte mindenki ismeri. Egyszerű nyilvántartásokhoz ezért kifejezetten jó megoldás lehet.
A korlátai akkor kezdenek látszani, amikor már nem egyetlen táblázatot, hanem egymáshoz kapcsolódó üzleti folyamatokat kell kezelni.
1. Mikor lehet elég az Excel?
Kis adatmennyiségnél sokáig működhet
Ha az iroda kevés ingatlannal dolgozik, egyetlen munkatárs kezeli az adatokat, és főként alapinformációkat kell nyilvántartani, akkor egy jól felépített táblázat akár hosszabb ideig is megfelelő lehet.
Tipikus esetek, amikor még működhet:
- kevés aktív ingatlan van a nyilvántartásban,
- egy ember végzi az adminisztráció nagy részét,
- nincs szükség összetett jogosultságkezelésre,
- nem kell több adatforrást vagy munkafolyamatot összekapcsolni,
- a lista főként áttekintésre szolgál.
2. Hol kezdődik a probléma?
Amikor ugyanaz az adat több helyre kerül
Egyetlen ingatlanhoz rövid idő alatt sokféle információ kapcsolódhat: megbízó, ár, cím, képek, megjegyzések, referens, érdeklődők, bemutatások, publikálási adatok és akár keresési megfelelések.
Ha ezek külön fájlokban, munkalapokon vagy oszlopcsoportokban jelennek meg, könnyen létrejönnek párhuzamos és egymástól eltérő adatállapotok.
3. Kapcsolatok
A táblázat sorokat kezel, az iroda viszont kapcsolatokat
Egy ingatlaniroda adatvilága nem pusztán egymás alá írt rekordokból áll. Egy ügyfélhez több ingatlan, több keresési igény vagy több bemutatás tartozhat.
Ugyanígy egy ingatlanhoz több érdeklődő és több esemény kapcsolódhat. Ezek kezelése táblázatban egyre nehezebb, mert az adatok közötti kapcsolatokat kézzel kell fenntartani.
4. Több felhasználó
Mi történik, ha egyszerre többen dolgoznak ugyanazzal az adattal?
Több munkatárs esetén egy fájlalapú megoldás gyorsan kényelmetlenné válhat. Kérdés lesz, melyik a legfrissebb példány, ki mit módosított, és hogy ugyanazt az adatot egyszerre hányan szerkeszthetik.
Egy központi rendszer ezzel szemben ugyanazt az adatbázist használja minden felhasználónál, így kisebb az esélye a különböző verziók kialakulásának.
5. Jogosultságok
Nem biztos, hogy mindenki mindent láthat
Egy egyszerű táblázatnál gyakran az történik, hogy aki hozzáfér a fájlhoz, az gyakorlatilag minden adatot lát.
Egy ingatlanirodában azonban lehetnek olyan belső információk, amelyeket csak bizonyos munkatársaknak kell elérniük.
Ilyenek lehetnek például:
- megbízói adatok,
- minimum árak,
- jutalékadatok,
- belső megjegyzések,
- módosítási és kezelési jogosultságok.
6. Kereslet és kínálat
A vevői igény nem egyszerű megjegyzés
Az Excel könnyen kezel egy ingatlanlistát, de sokkal nehezebben kezeli azt a helyzetet, amikor vevői és bérlői keresési feltételeket is rendszeresen össze kell vetni a kínálattal.
Ha a keresési feltételek strukturált adatokként szerepelnek, akkor a rendszer automatikusan vagy félautomatikusan segíthet megtalálni a feltételeknek megfelelő ingatlanokat.
7. Fényképek és dokumentumok
A fájlok kezelése külön problémává válhat
Az ingatlanokhoz tartozó képeket egy táblázat önmagában nem kezeli. Ezek jellemzően külön könyvtárakban vagy felhőtárhelyen jelennek meg, és a megfelelő fájlokat kézzel kell az ingatlanokhoz kapcsolni.
Egy ingatlanprogramban a fényképek és dokumentumok közvetlenül az adott ingatlan adatlapjához kapcsolódhatnak.
8. Saját weboldal
Hányszor kell ugyanazt az ingatlant rögzíteni?
Ha az iroda Excelben tartja nyilván az ingatlanokat, a weboldalon megjelenő adatokat általában külön adminisztrációs felületen is fel kell vinni.
Ez azt jelenti, hogy egy árváltozás vagy leírásmódosítás több helyen is manuális munkát igényelhet.
Egy összekapcsolt rendszerben a publikálható adatok közvetlenül a központi nyilvántartásból jelenhetnek meg a saját weboldalon.
9. Mobil hozzáférés
Mi történik, amikor nem vagy az irodában?
Egy Excel-fájl természetesen mobilról is megnyitható, de ettől még nem válik valódi mobil munkafelületté.
A terepi munkánál fontos lehet, hogy az ingatlanközvetítő gyorsan találjon meg egy ingatlant, ügyféladatot vagy képet anélkül, hogy egy nagy táblázat soraiban és oszlopaiban kellene navigálnia.
10. Visszakereshetőség
Mi történt tegnap vagy három hónappal ezelőtt?
Egy táblázat általában a jelenlegi állapotot mutatja. Ha egy értéket felülírnak, a korábbi adat sok esetben egyszerűen eltűnik.
Egy naplózott rendszerben viszont visszakereshető lehet, hogy mikor és ki módosított egy adatot.
11. Hol van a váltási pont?
Nincs egyetlen pontos ingatlanszám
Nem lehet azt mondani, hogy tíz ingatlannál még jó az Excel, ötvennél pedig már kötelező egy külön program.
A váltási pontot inkább az mutatja, hogy mennyi kapcsolat, párhuzamos feladat és többfelhasználós működés jelenik meg.
Érdemes külön rendszeren gondolkodni, ha:
- ugyanazt az adatot több helyen kell karbantartani,
- többen dolgoznak ugyanazon nyilvántartással,
- keresési megbízásokat is kezelni kell,
- fontossá válik a jogosultságkezelés,
- mobilról is rendszeresen szükség van az adatokra,
- a saját weboldalnak is ugyanabból az adatforrásból kellene működnie,
- egyre nehezebb visszakeresni, mi történt egy ügyféllel vagy ingatlannal.
Gyors önellenőrzés
Jelöld végig fejben ezeket a kérdéseket
Van több külön fájlod ugyanazon adatokhoz?
Előfordul, hogy nem tudod, melyik adat a legfrissebb?
Többen szerkesztitek ugyanazt a nyilvántartást?
Külön vezeted a vevői vagy bérlői kereséseket?
Külön kell feltölteni az ingatlanokat a weboldalra?
Telefonról nehéz gyorsan megtalálni a szükséges információt?
Fontos lenne látni, ki mit módosított?
Nehezen kapcsolhatók össze az ügyfelek, keresések és ingatlanok?
Összefoglalás
Az Excel jó kiindulás lehet, de nem feltétlenül jó végállapot
Egy egyszerű nyilvántartásnál a táblázat gyors és olcsó megoldás. Ahogy azonban nő az adatmennyiség és összetettebbé válik a napi munka, a kapcsolatok kezelése fontosabbá válik, mint maga a lista.
Ilyenkor már nem az a fő kérdés, hogy hol tároljuk az adatokat, hanem hogy hogyan tudjuk őket együtt használni.