Szakmai útmutató
Mire való egy ingatlanprogram?
Egy ingatlaniroda működésében nemcsak az eladó és kiadó ingatlanokat kell nyilvántartani. Az ügyfelek, keresési igények, fényképek, bemutatások, érdeklődések és publikus megjelenések is ugyanahhoz a napi munkafolyamathoz tartoznak.
Egy jól felépített ingatlanprogram ezeket nem különálló adatokként, hanem egymáshoz kapcsolódó folyamatként kezeli.
Alapfeladat
Több mint ingatlanlista
A legegyszerűbb nyilvántartásban az iroda egy listát vezet az eladó és kiadó ingatlanokról. Ez azonban hamar kevés lesz, mert az egyes ingatlanokhoz további adatok és munkafolyamatok kapcsolódnak.
Ingatlanadatok
Ár, méret, műszaki jellemzők, címadatok, állapot, fényképek és az értékesítéshez szükséges egyéb információk.
Megbízó
Az ingatlanhoz kapcsolódó ügyfél, referens, megbízási adatok és belső irodai információk.
Fényképek
Képek feltöltése, sorrendje, kiemelt kép kiválasztása és a publikálható képek kezelése.
Publikálás
Annak szabályozása, hogy mely adatok és képek jelenhetnek meg a nyilvános felületeken.
Kereslet és kínálat
Nemcsak az számít, milyen ingatlanok vannak az irodánál
Egy ingatlaniroda másik fontos adatcsoportja a vevők és bérlők keresési igénye. Az ügyfél nem egy konkrét ingatlant keres, hanem feltételeket ad meg: helyszínt, árat, méretet, típust és egyéb elvárásokat.
Ha ezeket az igényeket is rendszerben kezelik, akkor a kínálati ingatlanok és a keresési megbízások összevethetők egymással.
Nem csak egy megjegyzés az ügyfél neve mellett. Feltételek, találatok, bemutatások és visszajelzések kapcsolódhatnak hozzá.
Ügyfélkezelés
Az ügyfelek és ingatlanok kapcsolata
Az ingatlanprogram egyik fontos előnye, hogy nem különálló táblázatokban tartja nyilván az ügyfeleket és az ingatlanokat, hanem kapcsolatot teremt közöttük.
Eladói oldal
Az ingatlanhoz tartozó megbízó adatai, a megbízás időtartama, belső megjegyzések és a referens információi is kezelhetők.
Vevői oldal
A kereső ügyfélhez külön keresési igény kapcsolható, így később ellenőrizhető, hogy mely ingatlanok felelhetnek meg számára.
Munkafolyamat
Az ingatlan felvételétől a bemutatásig
Egy jó rendszerben a napi munka lépései egymásra épülnek.
Megbízás
Az ingatlan és a megbízó adatainak rögzítése.
Feldolgozás
Adatok, fényképek, árak és belső információk kezelése.
Publikálás
A hirdethető adatok megjelenítése a nyilvános felületeken.
Érdeklődés
Az ingatlan iránt jelentkező ügyfelek követése.
Bemutatás
Bemutatandó ingatlanok és ügyfél-visszajelzések kezelése.
Irodai használat
Több felhasználó, közös adatok
Egy ingatlanirodai rendszer egyik fontos feladata, hogy ugyanazon az adatbázison több munkatárs is dolgozhasson.
Referensek
Az ingatlanokhoz és ügyfelekhez hozzárendelhető, ki foglalkozik az adott megbízással.
Jogosultságok
Nem minden adatnak kell minden felhasználó számára azonos módon elérhetőnek lennie.
Belső adatok
Bizalmas megjegyzések, szerződéses adatok és más, publikusan nem megjelenő információk kezelhetők.
Naplózás
Fontos lehet annak követése is, hogy egy adat mikor és ki által változott meg.
Mobil használat
Az ingatlanközvetítő nem csak az irodában dolgozik
Megtekintések, bemutatások, ügyféltalálkozók és helyszíni egyeztetések közben is szükség lehet az ingatlanok és ügyfelek adataira.
Ezért egy korszerű ingatlanprogramnál érdemes külön figyelni arra, hogy telefonon is jól használható legyen.
Mobil ingatlanprogram részletesebben →Saját weboldal
Az ingatlanprogram és a weboldal együtt is működhet
Ha az iroda saját honlapján is megjelennek az ingatlanok, nem célszerű ugyanazokat az adatokat külön rendszerben ismételten rögzíteni.
A publikus keresőmotor közvetlenül az ingatlannyilvántartásból kaphatja a megjeleníthető adatokat.
Ingatlanok a saját weboldalon →Választási szempontok
Mire érdemes figyelni ingatlanprogram választásakor?
Valódi munkafolyamatot kezel-e?
Ne csak ingatlanlistát vezessen, hanem kapcsolja össze az ügyfeleket, kereséseket és bemutatásokat is.
Telefonon is használható-e?
Terepen fontosabb a gyors hozzáférés, mint a nagyméretű adminisztrációs felület.
Kezeli-e a publikus és bizalmas adatok különbségét?
A belső irodai információk nem kerülhetnek automatikusan a nyilvános weboldalra.
Összekapcsolható-e a saját weboldallal?
Érdemes elkerülni ugyanazon ingatlanadatok többszöri rögzítését.
Bővíthető-e az iroda növekedésével?
Egy kis iroda és egy többfelhasználós rendszer igényei idővel eltérhetnek egymástól.
Egy konkrét megoldás
Ingatlannyilvántartás
Az Ingatlannyilvántartás böngészőből használható, ingatlanirodák számára készült rendszer, amely az ingatlanok, ügyfelek, keresések, bemutatások és publikus megjelenések kezelését egy közös rendszerben támogatja.